Egy szervezetnél (üzleti vagy nem üzleti szervezetnél egyaránt) mérettől és tevékenységtől függően jelentős számú „papír” (irat vagy dokumentum) keletkezik. (Most egyelőre maradjunk a viszonylag pongyola „papír” megjelölésnél és nem definiálom akadémikusan az irat vagy a dokumentum fogalmát – ezt majd megteszem a későbbiekben. Annak, aki nem bír addig várni, az látogassa meg a magyar dokumentumkezelés hivatalos lapjának számító DocuWorld Portált és tájékozódjon ott >>>).

Egy-egy ügynek, ügyletnek, amelyekhez ezek a keletkező „papírok” tartoznak, számos ügyintézője, felelőse lehet a dokumentum élete során. Az iratok, dokumentumok kezelése, a papírmentesítés, a papírmentes iroda jelentősége itt mutatkozik meg: a papírok utaztatása (átadása, átvétele, közlekedtetése) kockázattal jár és nem igazán hatékony, a visszakeresés (különösen régebbi, nem kézügyben lévő iratok esetén) nehézkes és időt rabló.
 

Fontos, hogy a hosszabb életciklusú dokumentumok esetén a szükséges papírok megléte, fellelhetősége mellett a „szaporulatok” mindig a megfelelő helyen landoljanak – azaz az összetartozó iratok egy helyen legyenek meg. 

A papírmentes iroda megvalósításánál gyakori, hogy első lépésként egy digitalizálással, szkenneléssel foglalkozó szervezeti egységet alakítana ki (archiválás). A dokumentumok képei így elérhetővé válnak egy dokumentumkezelő rendszeren (elektronikus dokumentumkezelő rendszeren) keresztül.
 

Ezek mellett számos más rendszer is működhet a szervezetnél, amelyen ilyen vagy olyan módon a papírmentesítést támogathatják. 

Az egyszerűség kedvéért ebben a posztban most számos, fontos kérdésre nem térek ki. Ilyen például a dokumentumok regisztrálása (iktatás, érkeztetés), jogosultsági rendszer, a dokumentumkezelő rendszer licenc-konstrukciója, kép-formátumok, képek mérete, stb. Ezeket vagy itt a „Papírmentes iroda” blogon vagy a testvérblogokon fogom majd bemutatni – addig is minden jót, kedves olvasó! 

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.