Tesco – NetLock – Habel együttműködés

A NetLock és a HABEL megoldásainak bevezetésével a Tesco az egységes, elektronikus dokumentumkezelésre helyezte a hangsúlyt: visszamenőleg 3,5 millió dokumentumot digitalizálnak, hitelesítenek (hiteles konverzió), és archiválnak elektronikusan.

A Tesco az FMCG szektorban Magyaroszágon elsőként valósította meg a teljes körű – bejövő és kimenő számlákat is érintő – hiteles elektronikus dokumentumkezelést, mely költséghatékonyabb, átláthatóbb, és környezettudatos működést tesz lehetővé.

NetLock Kft., a magyarországi hiteles elektronikus ügyintézés vezető vállalata segíti a Tesco dokumentumainak és számláinak elektronikus hitelesítését. A Tesco, a HABEL és a NetLock megoldásainak bevezetésével szigetmegoldások helyett a hosszú távú, egységes dokumentumkezelésre helyezte a hangsúlyt, és Magyarországon az FMCG szektorban elsőként valósította meg a teljes körű – bejövő és kimenő számlákat is érintő – elektronikus dokumentumkezelést. A projekt első szakaszában – a HABEL Dokumentumkezelő rendszerével és a NetLock megoldásával – visszamenőleg körülbelül 3,5 millió darab bizonylatot digitalizáltak, hitelesítettek és archiváltak elektronikusan. Emellett jelenleg naponta 3.000 beérkező dokumentum kerül feldolgozásra, és szeptembertől a Tesco a kimenő számlákat is elektronikus úton küldi partnereinek. Az új megoldás legfontosabb előnye, hogy költséghatékonyabb és biztonságosabb, emellett átláthatóbb, gyorsabb, és környezettudatos működést tesz lehetővé. Így a Tesco osztályonként, a törvényi előírásoknak, belső követelményeknek, és fejlődésnek megfelelően tud lépésről lépésre haladni a papírmentes iroda felé.

A Tesco pénzügyi osztálya korábban beérkező és kimenő bizonylatait és dokumentumait nagy mennyiségben papír alapon állította elő, dolgozta fel, és tárolta. A dokumentumok elkallódtak, későn érkeztek meg, valamint nehézkessé vált a nyomon követhetőség, és a számonkérés. A papíralapú dokumentumok kezelése, fizikai tárolása és a logisztikai költségek is jelentős összeget tettek ki. Az egyébként is időigényes folyamatokat tovább lassította, hogy egy-egy dokumentum manuális kikeresése akár órákat is igénybe vett az alkalmazottak részéről.

A Tesco annak érdekében, hogy a mindennapi folyamatok rugalmasabbak és gördülékenyebbek legyenek, a HABEL Dokumentumkezelő és archiváló rendszerét, valamint a NetLock elektronikus hitelesítő és archiválási megoldásait választotta. Az első lépés a mintegy 3,5 millió dokumentum digitalizálása, hitelesítése és archiválása volt, majd ezt követte a mindennapi munkafolyamatok átalakítása, melynek során napi 3.000 beérkező dokumentumot dolgoznak fel. Az új folyamat szerint a dokumentumokat a HABEL Dokumentumkezelő rendszer segítségével digitalizálják, melyeket a szkennelés pillanatában már a NetLock által kifejlesztett Központi Hitelesítő Rendszert lát el elektronikus aláírással és időbélyeggel, majd közös interfész kapcsolat útján kerülnek a HABEL archívumba. A digitalizálást követően az archivált dokumentumok földrajzi elhelyezkedéstől függetlenül azonnal rendelkezésre állnak. A további feldolgozást – kontírozást, könyvelést – kizárólag elektronikusan végzik a kompetens kollégák. A dokumentumok emellett – jogosultságtól függően – könnyedén megkereshetők. A megoldás segítségével komplett projektek érhetők el egy kattintással, mivel az archívumba minden osztály felhasználói feltölthetik legfontosabb dokumentumaikat. A kimenő számlák elektronikus kibocsátásával pedig a Tesco a partnereit is környezettudatosabb működésre ösztönzi.

Az új megoldás jelentős költségmegtakarítást tesz lehetővé, mivel többek között megszűntek a papíralapú dokumentumok előállításával, és tárolásával járó logisztikai költségek. Hatékonyabb működést eredményezett, hogy a munkafolyamatok felgyorsultak, az archiválás és visszakereshetőség pedig nagyon gyors és egyszerű. A használatban lévő szoftverek között interfész kapcsolat van, és minden felhasználói tevékenység nyomon követhető az archívumban. Az egyidejű dokumentumkezelés mellett, a HABEL jogosultságkezeléssel kizárólag a kompetens kollégák láthatják a dokumentumokat, és a rendszerből nagyszámú adat nyerhető ki különböző riportokhoz. Az elektronikus könyvelésnek köszönhetően átláthatóbbá és biztonságosabbá válik a működés, mely kulcsfontosságú lehet a versenyelőny megtartásában.

„A Tesco azért döntött az elektronikus dokumentumkezelés és hitelesítés mellett, mert költségcsökkentő, környezetbarát, megkönnyíti alkalmazottak munkáját, és ezáltal növeli a munkafolyamatok hatékonyságát. Így nem csupán a bejövő számlák kerülnek elektronikusan hitelesítésre és archiválásra, hanem már partnereinknek is elektronikus számlákat küldünk ki. Ennek köszönhetően a havi postázási és postaköltséget megtakarítva a környezettudatosságra is nagyobb figyelmet tudunk fordítani” – mondta Iglódi-Csató Judit, a Tesco kommunikációs igazgatója.

„Büszkék vagyunk rá, hogy a Tesco a NetLock Kft.-t választotta, hogy segítséget nyújtson a papírmentes iroda felé vezető úton. Az elmúlt időszak bebizonyította, hogy a működési költségek racionalizálása és környezetünk védelme érdekében a vállalatok számára az elektronikus dokumentumkezelés és hitelesítés jelent hosszú távú megoldást ”– mondta Rózsahegyi Zsolt, a NetLock Kft. ügyvezető igazgatója.

„Nem volt olyan könnyű feladat, mint aminek sokan gondolták. Szerencsére profi eszközökkel és elhivatott kollégákkal dolgozhattunk együtt, melynek az eredménye a papírmentes iroda. Az utat kitaposni nehéz, de elsőnek lenni nagyon jó” – mondta Váczi Róbert a HABEL Magyarország Kft. ügyvezető igazgatója.

A NetLock Kft.

A NetLock Kft. Magyarország vezető hitelesítés-szolgáltató, PKI tanácsadó és PKI rendszerintegrátor vállalataként a hazai elektronikus ügyintézés és ügyvitel meghatározó szereplője. Közel tizenöt éves tevékenysége során megszerezte a hitelesítés-szolgáltatásban Magyarországon elérhető legmagasabb szintű minősítéseket, a felhalmozott szakmai tudásnak köszönhetően pedig a PKI technológia egyik vezető szakértő vállalatává vált. A NetLock Kft. munkatársai a legszigorúbb követelményeknek is megfelelő szolgáltatói hátteret üzemeltetnek, és bevezették az ISO 9001:2002 minőségbiztosítási, majd az ISO 27001:2006 (korábban: a BS7799) információ-biztonsági irányítási rendszert. Mindezek mellett a NetLock Kft. az első, a közigazgatásban is elfogadott hitelesítés-szolgáltató Magyarországon.

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.