Gátak közé az iratfolyamokat!

A dokumentumkezelés minden szektorban, így a pénzintézeteknél is elsődleges fontosságú az ügymenet átláthatóvá tétele érdekében. A digitalizálás sokat lendíthet a helyzeten, mellesleg segíti a papírmentes iroda létrejöttét.

Nem mentes a problémáktól a banki dokumentumkezelés sem. A bankok és más pénzügyi szolgáltatók több ezer iratfolyóméternyi papírt tárolnak, ráadásul vannak iratdömpinget gyártó termékek (például népszerű akciós hitelek), amelyek kezelése különösen nehézkes. A tárolás sokszor a bankfiókokban történik, nem megfelelő irattári körülmények között, túlzsúfolt környezetben.

Papír alapú tárolás

Nincs rendszeres szelektálás, előrendezés, elszállítás, katalogizálás, ezért a papírról való többszörös adatbevitel több rendszerbe nagy hibalehetőséget és így kockázatot jelent. A papíron tárolt adatok továbbá nehezen hozzáférhetők, kereshetők – mutatnak rá szakértők.

A papír alapú tárolás és kezelés jelentős üzleti kockázatot rejt – például csak az eredeti példány van meg, vagy nem az érvényes verziót használják –, s az archiválás sem megoldott.

Az idő és a tárolási körülmények miatt minőségük folyamatosan romlik.

A papír alapú dokumentumkezelés jelentős üzemeltetési költséggel is jár, hiszen eszközöket, papírt és írószereket kell beszerezni, a dokumentumokat szállítani, tárolni és rendezni kell, valamint a megsemmisítésről is gondoskodni kell időnként.

Szakértők szerint erőfeszítések ugyan történnek az egységes ügyféltörzs és front-end rendszer kialakítására, valamint dokumentumkezelő rendszerek tervezése, bevezetése is folyamatban van, de csak szűk hatókörben, azaz nem vállalati szinten.

Kiterjesztés

Pedig ezeknek a rendszereknek a kiterjesztése számos lehetőséget rejt magában. Az időbeli kiterjesztés azt jelentené, hogy a szervezet visszamenőlegesen digitalizálja a dokumentumokat. A folyamatba az ügyfélcsoportokat is be lehet vonni, s élvezhetné az e-dokumentumkezelés áldásait a lakosság, a kis- és középvállalati szektor, valamint az összes vállalati divízió, illetve a bankcsoporti leányvállalatok összessége.

A funkcionális kiterjesztésben is van fantázia. Ide tartozik például az elektronikus aláírás bevezetése, ami a dokumentumok elektronikus hitelesítését eredményezné nyomtatás és aláírás nélkül. Módszertanokkal, oktatási anyagokkal egységes tartalomtárat, tudásbázist lehetne létrehozni. Fontos lenne a csoportmunkát is támogatni, s közösen készíteni irodai állományokat, valamint támogatni projektek munkafolyamatait.

A records management ugyanakkor arra ügyelne, hogy a különféle rendszerekben tárolt állományok központosított szabályrendszer szerint legyenek tárolva és megsemmisítve, a médiaállományok kezelése pedig arra, hogy az ügyfélszolgálati hívások, reklámfilmek indexelve legyenek, s kapcsolódjanak az ügyirathoz.

Gondoskodni kellene az ügyfél igényeinek – legalább részben – önkiszolgáló kezeléséről, azaz betekintést kellene engedni bizonyos kivonatokba, hiteldossziékba vagy más elektronikus ügyféldossziéba.

A cikk közlését folytatjuk – kérjük látogasson vissza!

Forrás: it-business, Mártonffy Attila

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.