Jelentem tisztelettel a papírmentes iroda gondolata hosszú tetszhalál után ismét él: egyre több helyen lehet vele találkozni - az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) >>> 2009. őszi rendezvényei vagy kiadványai (Dokumentum- és Iratkezelési Almanach >>>) között legalább egy ezzel fog foglalkozni.

Az IDSzSz 2009 tavaszán már tartott egy nagyobb rendezvényt, amelyet ősszel továbbiak követnek majd.

A szervezet a tervek szerint 2009. október 28-án, egy csütörtöki napon fogja megtartani következő közgyűlését. A közgyűlésre a délutáni órákban kerül sor, a nap délelőttjén pedig konferenciát tartunk a Dokumentumkezelési Közösség számára (dokumentumkezelés fogalmába most beleértjük az iratkezelést, a dokumentumkezelést és a tartalommenedzsmentet, tartalomkezelést is, közösség alatt pedig mindazokra gondolunk, akik iratkezeléssel, dokumentumkezeléssel, tartalommenedzsmenttel foglalkoznak (vagy ez iránt érdeklődnek) cégben vagy magánszemélyként). Az őszi rendezvényekről hamatosan részletes információ jelenik meg a Dokumentumkezelési Konferencia blogon >>>, a jelentkezés pedig a DocuWorld Portálon >>> keresztül fog történni. (Addig is, ha kérdése lenne: Fodor Zoltán, telefon: 06/30/540 65 23.)

És lássuk mit tudunk a papírmentes irodáról mondani a mai nap: én még nem tudom, hogy a papírmentes iroda koncepciójába korábban beletartozott-e az elektronikus számlázás - most azonban minden bizonnyal igen.

Egy adott méret felett minden szervezetnél érdemes megvizsgálni az elektronikus számlázásra történő áttérést - ugyanakkor arra is figyelni kell, hogy lehetőleg integrált megoldást válasszon a szervezet vagy ez nem fontos (esetleg nem lehetséges), akkor figyeljen arra, hogy olyan legyen a választott megoldás, amelyik jól illeszthető a meglévő informatikai infrastruktúrába, illetve könnyen együttműködhet más alkalmazásokkal (szabványos interface).

Felmérések szerint a vállalatok árbevételének 3 %-a nyomtatási költségként jelentkezik. Érdemes odafigyelni arra, hogy ezt a lehető legkisebbre csökkentsük - ez a számlázás területén az e-számla megoldással jelentősen, közel nullára csökkenthető.

Ennél a számlázásnál nincs postaköltség, nincsenek tárolási költségek, gyorsabbá válnak a folyamatok és ami szintén lényeges a környezetet kisebb terhelés érheti.

Néhány dolgot érdemes figyelembevenni és elgondolkodni:

- a költségek csökkentése a válság elmúltával is erős, meg nem szűnő kényszer lesz a versenyszférában és a közigazgatásban, államigazgatásban egyaránt,

- az Európai Unió részéről erős és egyre erősebb nyomás van és lesz, hogy az ügyek intézése lehetőleg elektronikus úton történjék - ez egyfelől lehetőség a gyorsabb, hatékonyabb reagálásra, másrészt ez direkt és a közigazgatáson keresztül indirekt nyomást gyakorol a vállalkozásokra, hogy ők is alkalmazkodjanak ehhez,

- egyre több lehetőség áll rendelkezésre, hogy részben (iroda kevesebb papírral - less paper office) vagy egészben (papírmentes iroda - paperless office) áttérjen az elektronikus ügyintézésre - és ehhez egyre több partnert talál majd saját szervezetén kívül is.

Engedelmükkel néhány honlapra hadd hívjam fel figyelmüket:

- a PrintSoft-Hungary Kft. többéves tapasztalattal rendelkezik elektronikus számlák kezelésében, érdemes lehet őket megkeresni, akár csak egy beszélgetés erejéig (PrintSoft honlap) >>> (a cég az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesületének, illetve az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség alapítói között van, jelezve szakmai elkötelezettségét),

- az elektronikus ügyintézést és digitális aláírást használni kívánók tekintsék meg  BME és a Microsec közös posztgraduális képzését >>>,

- a dokumentumkezelés, iratkezelés, tartalommenedzsment iránt érdeklődők látogassanak el a Modern Üzleti Tudományok Főiskolájának tanfolyami tájékoztatójára >>>.

További szép napot!

A bejegyzés trackback címe:

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.