Kiegészítés: érdeklődjön az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetségnél >>> (Fodor Zoltán: 06/30/600 31 26), mert PDF űrlapok nem csak SAP-hoz érhetőek el!
Papírnyomtatványok helyett interaktív PDF űrlapok
A mai kor vállalatának alapvető gazdasági érdeke, hogy üzleti folyamatait a lehető legnagyobb mértékben automatizálja és a manuális adminisztrációt csökkentse. A papíralapú dokumentumok kezelése azonban törékeny láncszeme a hatékony vállalati alkalmazásoknak. Az SAP és az Adobe Systems közös fejlesztésére épülő, és a vállalatok egyedi igényeire szabható megoldások segítségével a vállalatok gyorsan és könnyen alkalmazhatnak olyan interaktív, digitális PDF űrlapokat, melyek az SAP alapú vállalatirányítási folyamatokba közvetlenül integrálhatók.
Egy vállalat majd' minden működési területén zajlanak manuális adminisztrációval lebonyolított, papír vagy e-mail alapú folyamatlépések. A vállalatirányítási alkalmazásokba közvetlenül nem kapcsolódó információcsere lassítja vagy megakasztja a munkát, az adatok feldolgozása számtalan hibalehetőséget rejt, és nem teszi lehetővé a dokumentumok azonnali archiválását sem. Papíralapú nyomtatványokkal a mindenkori aktuális űrlap-verziók elosztása, a hozzáférési jogosultságok szabályozása, illetve a bennük szereplő adatok kinyerése vagy újbóli felhasználása is nehézkes.
Ezen kihívásokra ad megoldást az SAP interaktív PDF űrlap, amely egyedi igények szerint alakítható ki és közvetlenül kapcsolódik a webes alapú SAP alkalmazásokba. A papír formátumhoz teljesen hasonló, automatikusan személyre és szerepre szabható űrlapok adatai kitöltést és elküldést követően azonnal feldolgozásra kerülnek az SAP rendszerben, és biztosítják a folyamatok továbbvitelét. A belső munkatársak és külső partnerek például a vállalati Internetes portálról tölthetik le a kitöltendő űrlapokat vagy e-mailben kapják meg a cégnél felépített automatizált munkafolyamatok (workflow-k) részeként. Az interaktív PDF űrlapok révén minimálisra csökkenthetők az adatbeviteli hibák, gyorsul az üzleti folyamatok végrehajtása, és hatókörük kiterjeszthető a vállalat vezetőire, az alkalmi és mobil felhasználókra és külső szereplőkre is (szállítók, ügyfelek).
Az interaktív PDF űrlap alkalmazható számos üzleti területen, mint beszerzés és logisztika (számla, beszerzési-megrendelés jóváhagyási folyamatok), munkaerő-gazdálkodás (Cafeteria választó, munkavállalói formanyomtatványok, utazás-menedzsment), értékesítés (készletfoglalás), pénzügy (leltár-ívek, vevői egyenlegközlők), de a jogosultság-igénylés, riportok és adatlekérések vagy törzsadat-karbantartás is központosíthatóvá válik ezáltal. Az elektronikus formátum pedig lehetővé teszi a gyors és biztonságos elektronikus aláírást, mely követhetővé teszi a folyamatokat és azok résztvevőit.
Az SAP NetWeaver fejlesztőeszközeibe integrált Adobe LiveCycle Designer segítségével az interaktív űrlapok a felhasználók egyedi elképzelései szerint alakíthatók ki, beleértve az űrlapok kinézetét, az SAP adatkapcsolatok és a háttér logika meghatározását.
Az interaktív PDF űrlap alkalmazása nem csak a jogszabályoknak való megfelelőséghez teremti meg a formai alapot, de növeli a mindennapi munka hatékonyságát, a munkatársak együttműködését és a partnerek/ügyfelek elégedettségét az egyszerűbb ügykezelés révén. (Tudásmorzsák)
