Az elektronikus számlázás is segíti a papírmentes iroda megvalósítását
Évente közel 30 milliárd számla készül Európában, amelyből mára több mint fél milliárd elektronikus. E megoldás Dániában, Svédországban, Finnországban, Észtországban és Spanyolországban az állami szektor vállalatai számára már kötelező, továbbá az EU - versenyképességének növelése érdekében - vizsgálja annak lehetőségét, miként lehetne a tagországokban általánossá tenni az e-bizonylatolást.
Magyarországon is egyre népszerűbb az elektronikus számlázás, amelynek költséghatékonysága mellett nagy előnye, hogy erős nyomást gyakorol a vállalkozások fizetési hajlandóságának javítására, hiszen kétszeri fizetési felszólítás után a fizetési meghagyás - amennyiben a kötelezett ellentmondással nem él - azonnal végrehajtható. Szőnyi György, a Számlaközpont ügyvezetője szerint az elektronikus számla terjedésének trendje egyértelmű Magyarországon is.
A fizetési határidő kitűzésekor a vállalkozások három legfontosabb szempontja a vevő pénzügyi stabilitása (48%), a vállalat által alkalmazott átlagos fizetési határidő (42 %), és az adott ügyfél alkupozíciója (41%), derül ki egy 2010.ben készült magyarországi felmérésből. Az eredményekből látható, hogy a fizetési hajlandóság nem feltétlenül cash-flow kérdés, sokkal inkább a pénzügyi megbízhatóság és a piaci versenyképesség egyik ismérve.
Ma Magyarországon a számlák közel 50 százalékát késve fizetik, ami gyakran nem-fizetést is eredményez. A fizetési morál javításában egyértelműen nagy a jogalkotó szerepe, ezért is jelentős a közjegyzők elektronikus fizetési meghagyási jogosítványa, mely előzetes egyeztetés nélkül 3 napon belül kibocsátásra kerülhet. Ugyanakkor, amíg a fizetési folyamat nem válik a számlakibocsátó oldaláról teljesen nyomon követhetővé, addig nem lehet áttörésre számítani. A késedelmes/nem-fizetések kivédéséhez előnyt jelenthet az elektronikus számlakibocsátás alkalmazása, ami nem csak költséghatékony, de a követelés a gyorsabb ügymenetnek köszönhetően a várakozási idők leteltével azonnal végrehajthatóvá válik.
„Magyarországon elsőként a közüzemi szolgáltatók éltek az elektronikus számlázás lehetőségével, de már a középvállalatok is alkalmazzák, és a jövőben más piaci szegmensekben is népszerűvé válik. Az általunk megkérdezett kis- és közép-vállalatok ötöde azonnal érdeklődővé válik, amint megérti a megoldás követeléskezelésre gyakorolt pozitív hatását." - mondja Szőnyi György, a pécsi székhelyű, vezető hazai elektronikus számla kibocsátó Számlaközpont Kft. ügyvezetője.
Áttörés előtt - avagy motiváció kérdése
Az elektronikus számlázás elterjedésének alapvető feltétele, hogy a papír alapú számlák mellett az elektronikus számlák befogadása egyre nagyobb teret nyerjen. Annak ellenére, hogy a számviteli törvény kimondja, hogy az elektronikus számla egyenértékű a papír alapúval, a könyvelők nagyobb része még alig-alig találkozott vele. Amennyiben a könyvelő nincs teljesen tisztában az elektronikus számlázás könyvelési folyamatával, addig ellehetetlenítheti - különös tekintettel a KKV-k esetében - annak bevezetését is, pedig a vélt félelmek ellenére saját munkáját is könnyíthetné vele.
Már rövidtávon megéri
Az elektronikus számlázásnak rengeteg előnye van, és ezek közül a költséghatékonyság csak az egyik szempont. Az olcsóbb „üzemeltetés" egyértelműen a megoldás jellegének köszönhető, hiszen az online küldés miatt se postai, se nyomtatási költséggel nem kell számolni. Ugyanakkor az igazi előny mégsem ebben, hanem a számla kézbesítésének és befogadásának kikerülhetetlenségében és a hozzá kapcsolódó gyorsabb ügyintézésben rejlik. „A számlaküldés másodpercek alatt lezajlik és az átvételt a rendszer rögzíti, így a kibocsátó azonnal visszajelzést kap annak státuszáról. Késedelmes fizetés esetén a felszólítás is ugyanígy küldhető, sőt a várakozási idők leteltével a követelés - jogerőre emelkedés 3 napja után - azonnal végrehajtható" - teszi hozzá Szőnyi György, majd folytatja. „Tapasztalataink szerint a társaságok azért is érdeklődnek a rendszer iránt, mert javítja a likviditási helyzetüket. Különösen igaz ez azokban az esetekben, ahol olyan rendszert telepítettünk, amin keresztül a vevőnek lehetőségük van bankkártyával online módon kifizetni számláikat, anélkül hogy postán kellene sorban állniuk". (EurActiv)
