A kórházakban folyamatosan növekszik a dokumentumok mennyisége. Az általános páciens-adatokon kívül az orvosi vizsgálatok (leletek, felvételek, orvosi jelentések) is legtöbbször papírformában vannak meg. A hollandiai Dordrechtben, az Albert Schweizer kórházban –Hollandiában elsőként – elhatározták, hogy Enterprise Content Management (ECM) rendszert vezetnek be. Ebben az orvosi és adminisztratív adatokat egyaránt digitálisan tárolják és hatékonyan kezelik. A kórház nemcsak a feleslegessé váló papír-irattár költségeit takarítja meg, hanem időt is: ha a páciens bármely osztályon vagy részlegnél időpontot kap és ott megjelenik, az illetékes orvosnak lehetősége van a páciens adataiba betekinteni. A kórházat a digitális átállásban a Siemens IT Solutions and Services (a konszern „keresztirányú”, IT-szolgáltató funkcionális szektora ) támogatja, és implementálja a megoldást.

Az Albert Schweizer kórház ugyan sok mindent tárol már digitális formában, de a páciensek sok dokumentumot , analóg felvételeket, leleteket hoznak magukkal – ezeket hozzácsatolják az „aktájukhoz”. Az ECM rendszerben a meglévő elektronikus információt központilag lehet kezelni, az archív dokumentumokat pedig digitálisan rögzíteni. A rendszer implementálásával végbemegy az adminisztratív folyamatok digitalizálása, többek között az egész intézményre kiterjedő dokumentum-menedzsment, minőség-portálok, elektronikus bizonylatformák (ill. a hozzájuk tartozó munkafolyamatok) és az intranet szerkesztését segítő tartalom-menedzsment rendszer révén.

A páciensek minél jobb ellátása érdekében a kórház háziorvosok számára is lehetővé teszi a rendszerhez való hozzáférést egy biztonságos web-portálon keresztül. Sőt, a jövőben a páciensek maguk is egyeztethetnek időpontokat a kórházzal az interneten keresztül.

A pácienseket érintő ügymenet azonban ennél többet igényel. Az egészségügyi szakszemélyzetnek nyomon kell követnie a folyamatokat, az adminisztratív munkatársaknak gördülékenyen kell dolgozni, és korrekt elszámolást/számlázást kell működtetni. Mindezek számára az ECM-rendszer áttekinthető formában jeleníti meg a páciens-adatokat. Az adatok státusza és azoknak páciensekhez és az alkalmazott kezelésekkel és beavatkozásokkal való kapcsolata egyértelmű és könnyen érthető interfészen keresztül tekinthető át. A régi adatokat a rendszer automatikusan archiválja, és gondoskodik a jogszabályilag előírt megőrzési határidőkről is.

Forrás: siemens.hu

 Dokumentumkezelés és iratkezelés a versenyképesség szolgálatában

A papírhegyeken túl - aranybánya az irattárban a DocuWorld Dokumentumkezelési Portál a az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség támogatásával képzést indít a versenyszféra számára.

A program hasznos, naprakész információkat, a gyakorlatban azonnal hasznosítható tudást biztosít mindazok számára, akik iratkezeléssel, dokumentumkezeléssel foglalkoznak végrehajtói vagy döntéshozói szinten.

Tematika >>>

És még többet adunk:

• írásos anyagokat az oktatáshoz kapcsolódóan,
• exkluzív havi hírlevelet gyakorlati megoldások leírásával,
• az Irat- és Dokumentumkezelési Almanach 2010-ben megjelenő valamennyi számát (csak nyomtatott formában jelenik meg, zárt körben terjesztve, vonalkódtechnológia, digitális aláírás, stb. témákban!),
• Dokumentumkezelési Közösséget a gyakorlatban felmerülő problémákhoz.

Minden, amit a papírmentes irodáról a versenyszférának tudni kell és tudni érdemes: az iratkezeléstől a dokumentummenedzsmenten át a tartalomkezelésig.

Jelentkezzen most >>> – vagy kérdezzen! Fodor Zoltán, 06/30/540 65 23.

Határidő: 2009. október 5.

Kiket várunk?

1. Frissítse fel tudását!

Ha Ön már régebb óta dokumentumkezeléssel foglalkozik, munkatársként vagy vezetőként és szeretné aktualizálni tudását, megismerkedni a legújabb fejleményekkel.

2. Szerezzen alapos ismereteket!

Ha cége most vezetne be iktató, dokumentumkezelő, archiváló vagy tartalomkezelő rendszert és nincs elegendő ismerete: alapozzon nálunk – gyakorlati ismeretek gyakorló szakemberektől.

3. Csemegézze ki a legjavát!

Ha Önt csak egyes témák, területek, egyes napok érdeklik – minek fizetne feleslegesen és hallgatna olyasmit, ami nem érdekli? Jelentkezzen csak az adott napra – további infó: 06/30/540 65 23 telefonszámon.

4. Tanuljon kedvezményesen!

Ha 2009. szeptember 21-ig jelentkezik - több, mint 10 % kedvezménnyel vehet részt tanfolyamunkon!

Programunk tehát hasznos, naprakész információkat, a gyakorlatban azonnal hasznosítható tudást nyújt mindazon érdeklődők számára, akik iratkezeléssel, dokumentumkezeléssel foglalkoznak végrehajtói vagy döntéshozói szinten. (A képzésben való részvétel feltétele: érettségi vizsga.)

Archíválás, elektronikus számla, elektronikus cégeljárás, digitális aláírás – minden vállalkozást (kisebbet vagy nagyobbat) egyaránt érintő és gyakran hallott fogalmak mostanában. Ha kíváncsi, hogy az Ön vállalkozása hogyan lehet versenyképesebb a dokumentumkezelés újjászervezése révén, hogy hogyan növelheti az üzleti folyamatok hatékonyságát a háttér-kiszolgáló folyamatok jobb működtetésével, ha meg akar felelni az egyre szigorodó törvényi előírásoknak és Adóhatósági ellenőrzéseknek - itt a helye!

A képzést a DocuWorld Portál szervezi, az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség szakmai támogatásával. A képzés végén a résztvevők vizsgát tehetnek, amelynek sikeres teljesítésével a tanfolyam elvégzését igazoló tanúsítványt szereznek. A nem vizsgázó hallgatók tanfolyam-látogatási igazolást kapnak.

Képzés időtartama: 42 tanóra (36 óra elmélet, 6 óra gyakorlat – irattárlátogatás + a dokumentumkezelés hardverei a helyszínen) 6 héten keresztül, péntek délután 13 h-tól.

Részvételi díj: HUF 90.000 Ft + ÁFA (A képzés díja a tananyagok és vizsga árát is magában foglalja.)

Kedvezményes részvételi díj 2009. szeptember 21-ig történő jelentkezés esetén: HUF 80.000,- + ÁFA.

Tematika >>>

Jelentkezem! >>>

Csoportlétszám: maximum 20 fő (a korlátozott létszám miatt célszerű idejében jelentkezni, mert irattárlátogatás miatt nem áll módunkban több jelentkezőt fogadni).

Tanfolyam tervezett kezdete: 2009. október 16.

A képzés elvégzését igazoló tanúsítvány megszerzésének feltétele: a képzési program elvégzése, valamint sikeres vizsga (írásbeli teszt).

A képzés szakmai vezetője: Fodor Zoltán, az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség elnöke.

A képzés oktatói: A dokumentumkezelés, tartalomkezelés gyakorlati szakemberei.

Jelentkezési határidő: 2009. október 5.

Jelentkezési lap >>>

Egy sajtóközlemény nyomában...

Az ÉGÁZ-DÉGÁZ Zrt. a NetLock Kft.-t bízta meg új elektronikus számlázási rendszerének szállításával, telepítésével és üzembe helyezésével. 

Az új önálló, független hitelesítő rendszer képes az elektronikus aláírások emberi beavatkozás nélküli elvégzésére, illetve a számlák keletkezési idejét igazoló időbélyegzők automatikus kérelmezésére. Az új rendszer kiválóan illeszthető az ÉGÁZ-DÉGÁZ Zrt. meglévő számlázási rendszeréhez és éves szinten több millió számla elektronikus hitelesítését teszi lehetővé. Ez a számlamennyiség kinyomtatva és egymásra helyezve magasabb papírtornyot eredményezne mint hazánk legmagasabb pontja, az 1014 m tengerszint feletti magasságú Kékestető.

Rózsahegyi Zsolt, a NetLock Kft. ügyvezető igazgatója„Büszkék vagyunk arra, hogy a NetLock Kft. nyerte az ÉGÁZ-DÉGÁZ Gázszolgáltató Zrt. által kiírt pályázatot és vállalatunk szállíthatja az új elektronikus számlázó rendszer kiépítéséhez és működéséhez szükséges hitelesítési eszközöket” – mondta Rózsahegyi Zsolt, a NetLock Kft. ügyvezető igazgatója.

„Több mint tízéves tapasztalattal rendelkező, kiváló szakembergárdánknak és nagy tömegű adatmennyiség feldolgozására képes teljesen automatizált informatikai rendszerünknek köszönhetően képesek vagyunk bármilyen méretű elektronikus hitelesítési rendszer kiépítésére, így biztos vagyok abban, hogy a megbízást a rövid határidő ellenére is az elvárt minőségi szint felett fogjuk teljesíteni” – tette hozzá Rózsahegyi Zsolt.

Az elektronikus számlázás iránt nemcsak az Európai Unióban, de hazánkban is egyre inkább nő az érdeklődés. A NetLock tapasztalatai szerint mindez annak köszönhető, hogy a számlakibocsátás elektronizálásában nagy megtakarítási potenciál rejlik, hiszen akik számláikat elektronikus úton hitelesítve továbbítják ügyfeleiknek, egyrészt időt, másrészt pénzt takarítanak meg.

A több példányban kinyomtatott számlák papír-, illetve nyomtatási költsége, majd az ezt követő postaköltség kiküszöbölhető, és nem kell hosszú időt tölteni a számlázással. Az elektronikus számlázás lehetővé teszi, hogy a vállalatok és intézmények racionalizálhassák költségeiket, megőrizzék versenyképességüket a gazdasági recesszió idején, majd hatékonyabban működő szervezetként kerüljenek ki a válságból.

Forrás: tranzitonline.eu

A papírmentes iroda koncepciójának szerves részévé vált az e-számla, az elektronikus számla, elektronikus számlázás. Ennek számos aspektusa van, amelyekre figyelni kell – ezek egyike a jogi aspektus.

Az átvett anyag még 2007-ben készült, de véleményem szerint még mindig jó megkzelítését adja az elektronikus számlakbocsátás jogi aspektusának – ugyanakkor utána kell nézni az esetleges időközbeni változásoknak!

Az eredeti cikk forrása: Kovács V. Gábor Ügyvédi Iroda >>>

***

A nagymennyiségű bizonylatot kibocsátó és fogadó szervezetek részéről felmerült az üzleti igény a jórészt elektronikus úton zajló számviteli folyamatok számlakibocsátással és számlamegőrzéssel kapcsolatos folyamatelemeket is elektronikus útra tereljék.

Az informatikai megoldások fejlődésével lehetővé vált, hogy a papír alapú okiratiságban felhasznált biztonsági funkciók, különösen a kézi aláírás elektronikus térben is megvalósítható legyen. A jogalkotó az informatikai eredményekre reagálva megalkotta az elektronikus okiratiság elismeréséhez szükséges alapvető jogszabályokat, illetve módosított egyes papír alapú világra épült rendelkezéseket.

Az elektronikus számla követelményrendszere

Az elektronikus számla kibocsátásának és megőrzésének szabályait meghatározó jogi rendelkezések több, egymásra épülő szinten kerülnek definiálásra. A legalsó szintet a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény bizonylatokkal kapcsolatos általános rendelkezései jelentik. A következő szinteket az adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylatkénti elfogadás feltételeként meghatározott követelmények, illetve az ÁFA törvény rendelkezései jelentik. Speciális, az elektronikus számlákra alkalmazandó követelményeket határoz meg a 20/2004. (IV. 21.) PM rendelet. A fenti jogszabályi szint rendelkezéseit értelmezik és egészítik ki az APEH és PM nyilvános közleményei és állásfoglalásai, amelyet a konkrét megvalósítás során egyedi kérelemre adott tájékoztatások egészíthetnek ki.

Az elektronikus számla elismert formái, főbb követelmények

A szabályozás az elektronikus számla két formáját ismeri el a szabályozás:

* zárt elektronikus adatcsere rendszerben kiállított számla (EDI számla);
* elektronikus aláírással hitelesített számla (PKI számla).

Az elektronikus számla két elismert formájával kapcsolatos követelmények jelentős eltérést mutatnak, amelyek jórészt az alkalmazott technológiák különbözőségéből erednek.

Szerződés a kiállító és a befogadó között

Fontos szabály, hogy elektronikus számla kizárólag az eladó és a vevő közötti előzetes szerződés esetében bocsátható ki. EDI alapú elektronikus számla esetében a szerződés írásba foglalása szükséges, míg PKI alapú elektronikus számla esetében a szerződés létrejöhet ráutaló magatartás révén - így akár egyéb hitelesítés nélkül, webform kitöltésével, vagy ÁSZF-re hivatkozással - is lehetséges szerződést kötni ahhoz, hogy valamely vevő részére elektronikus számla kerüljön kibocsátásra.

A hitelesség biztosítása

EDI alapú elektronikus számla esetében a számlák hitelességét a rendszer zártsága és a számlakibocsátó és befogadó közötti szerződés biztosítja, amelyek jórészt információbiztonsági követelményeken keresztül ragadható meg.

A kibocsátó köteles az által kibocsátott PKI számlát legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyeggel kell ellátni, ezért a elektronikus számlázási rendszerek kialakításánál az elektronikus aláírással kapcsolatos általános jogi követelmények figyelembevétele, illetve az ezzel kapcsolatos informatikai és eljárásrendi feltételek teljesítése is szükséges.

Az elektronikus számla megőrzése

Az elektronikus úton kiállított számla annak hitelessége ellenőrizhetősége érdekében eredeti formájában őrzendő meg. AZ EDI alapú elektronikus számla az azt kibocsátó rendszerben általános követelményeknek megfelelően kell megőrizni.

A PKI alapú elektronikus számla megőrzésének az archiválási szabályokban meghatározott részletes követelményeknek megfelelően kell megtörténnie, amely szerint a megőrzési kötelezettséget a kötelezett (a számla kibocsátója, illetve adóalanyiságtól függően egyes számlabefogadók) akár saját maga, akár archiválási szolgáltató igénybevételével teljesítheti. Amennyiben a kötelezett maga végzi a megőrzést, úgy az archiválási szabályokban meghatározott követelményeknek megfelelő eljárási és/vagy informatikai feltételek biztosítása a kötelezett feladata.

Az elektronikus számla adóhatósági ellenőrzése

Adóhatósági ellenőrzési eljárásban a megőrzésre kötelezettől a rendszer dokumentációjának bemutatását, illetve az adóhatóság által közzétett formátumú másolat rendelkezésre bocsátását kérheti, illetve a számlázási folyamatot figyelemmel kísérheti számla kibocsátása közben.

Elektronikus számlázási rendszer bevezetése

Az elektronikus számlázási rendszerek bevezetése során az üzleti folyamatok mellett az informatikai lehetőségek és a jogi szabályozás által támasztott követelményeket együttesen kel figyelembe venni.

További speciális kérdések

A fenti követelmények a gyakorlatban előforduló kérdéseknek csak egy részét jelentik, a fentieken túlmenően számos kérdés merülhet fel, amelyekkel kapcsolatban szintén követelmény a vonatkozó jogi szabályozásnak való megfelelés. Ilyen területek az elektronikus számlák kontírozása, a papír alapú számlák konvertálása elektronikus formára, illetve ennek felhasználhatósága, illetve a számlabefogadás feltételei.

További speciális területet jelentenek a fentiek mellett az elektronikus számlázással kapcsolatos szolgáltatásokhoz kapcsolódó követelmények.

Jelentem tisztelettel a papírmentes iroda gondolata hosszú tetszhalál után ismét él: egyre több helyen lehet vele találkozni - az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség (IDSzSz) >>> 2009. őszi rendezvényei vagy kiadványai (Dokumentum- és Iratkezelési Almanach >>>) között legalább egy ezzel fog foglalkozni.

Az IDSzSz 2009 tavaszán már tartott egy nagyobb rendezvényt, amelyet ősszel továbbiak követnek majd.

A szervezet a tervek szerint 2009. október 28-án, egy csütörtöki napon fogja megtartani következő közgyűlését. A közgyűlésre a délutáni órákban kerül sor, a nap délelőttjén pedig konferenciát tartunk a Dokumentumkezelési Közösség számára (dokumentumkezelés fogalmába most beleértjük az iratkezelést, a dokumentumkezelést és a tartalommenedzsmentet, tartalomkezelést is, közösség alatt pedig mindazokra gondolunk, akik iratkezeléssel, dokumentumkezeléssel, tartalommenedzsmenttel foglalkoznak (vagy ez iránt érdeklődnek) cégben vagy magánszemélyként). Az őszi rendezvényekről hamatosan részletes információ jelenik meg a Dokumentumkezelési Konferencia blogon >>>, a jelentkezés pedig a DocuWorld Portálon >>> keresztül fog történni. (Addig is, ha kérdése lenne: Fodor Zoltán, telefon: 06/30/540 65 23.)

És lássuk mit tudunk a papírmentes irodáról mondani a mai nap: én még nem tudom, hogy a papírmentes iroda koncepciójába korábban beletartozott-e az elektronikus számlázás - most azonban minden bizonnyal igen.

Egy adott méret felett minden szervezetnél érdemes megvizsgálni az elektronikus számlázásra történő áttérést - ugyanakkor arra is figyelni kell, hogy lehetőleg integrált megoldást válasszon a szervezet vagy ez nem fontos (esetleg nem lehetséges), akkor figyeljen arra, hogy olyan legyen a választott megoldás, amelyik jól illeszthető a meglévő informatikai infrastruktúrába, illetve könnyen együttműködhet más alkalmazásokkal (szabványos interface).

Felmérések szerint a vállalatok árbevételének 3 %-a nyomtatási költségként jelentkezik. Érdemes odafigyelni arra, hogy ezt a lehető legkisebbre csökkentsük - ez a számlázás területén az e-számla megoldással jelentősen, közel nullára csökkenthető.

Ennél a számlázásnál nincs postaköltség, nincsenek tárolási költségek, gyorsabbá válnak a folyamatok és ami szintén lényeges a környezetet kisebb terhelés érheti.

Néhány dolgot érdemes figyelembevenni és elgondolkodni:

- a költségek csökkentése a válság elmúltával is erős, meg nem szűnő kényszer lesz a versenyszférában és a közigazgatásban, államigazgatásban egyaránt,

- az Európai Unió részéről erős és egyre erősebb nyomás van és lesz, hogy az ügyek intézése lehetőleg elektronikus úton történjék - ez egyfelől lehetőség a gyorsabb, hatékonyabb reagálásra, másrészt ez direkt és a közigazgatáson keresztül indirekt nyomást gyakorol a vállalkozásokra, hogy ők is alkalmazkodjanak ehhez,

- egyre több lehetőség áll rendelkezésre, hogy részben (iroda kevesebb papírral - less paper office) vagy egészben (papírmentes iroda - paperless office) áttérjen az elektronikus ügyintézésre - és ehhez egyre több partnert talál majd saját szervezetén kívül is.

Engedelmükkel néhány honlapra hadd hívjam fel figyelmüket:

- a PrintSoft-Hungary Kft. többéves tapasztalattal rendelkezik elektronikus számlák kezelésében, érdemes lehet őket megkeresni, akár csak egy beszélgetés erejéig (PrintSoft honlap) >>> (a cég az Elektronikus Számlakibocsátók Egyesületének, illetve az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség alapítói között van, jelezve szakmai elkötelezettségét),

- az elektronikus ügyintézést és digitális aláírást használni kívánók tekintsék meg  BME és a Microsec közös posztgraduális képzését >>>,

- a dokumentumkezelés, iratkezelés, tartalommenedzsment iránt érdeklődők látogassanak el a Modern Üzleti Tudományok Főiskolájának tanfolyami tájékoztatójára >>>.

További szép napot!

Hosszú idő után ismét új bejegyzéssel jelentkezem a Papírmentes iroda blogon. Az eltelt idő sem telt azonban haszontalanul - több, olyan fontos esemény is történt, amelyre mindenféleképp érdemesnek tartom felhívni a figyelmet:

1. Megalakult az Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség >>> és 2009. májusában be is jegyzeték a szakmai szervezetet a társadalmi szervezetek nyilvántartásába >>>.

2. 2009. júniusában megtartásra került a DocuWorld Portál >>> szervezésében az év egyik legnagyobb szakmai rendezvénye, a Dokumentumkezelési konferencia >>>.

3. A Konferencia résztvevői számára átadásra került a Dokumentum- és Iratkezelési Almanach (DIA) >>>, több más mellett olyan létfontosságú szakmai írásokkal, mint a Rhénus Archico által közrebocsátott Jogszabálygyűjtemény, amely tartalmaz minden, dokumentumkezelésre, iratkezelésre vonatkozó jogszabályt, rendelkezést.

Ami miatt a Dokumentum- és Irakezelési Almanachra (DIA) tisztelettel felhívjuk a figyelmüket, az az, hogy a nagy sikerre való tekintettel 2009. őszétől folytatjuk a DIA kiadását >>>. A szeptemberi szám témája (egyebek mellett) a papírmentes iroda elmélete, a papírmentes iroda jelenlegi állása és lehetőségei (kapcsolódva a környezetvédelem, környezetkímélő technológiák, zöld iroda gondolatához).

Az Almanach a felhasználók számára ingyenes!

Kérdés, kapcsolat bármely témával kapcsolatban: Fodor Zoltán, 06/30/540 65 23, mail: info@docuworld.hu, idszsz@docuworld.hu.

A "létezhet-e papírmentes iroda" kérdés nagyon hasonlít a Karithy által feltett kérdésre: "létezhet-e igaz barátság férfi és nő között - és ha igen, miért nem"? Szóval a "létezhet-e papírmentes iroda" a tapasztalatok alapján befejezhető hasonlóan: "és ha igen, miért nem?"

A hiábavalóság érzetét a dolog azzal éri el, hogy egy szervezet hiába ismeri fel a papíralapú dokumentumok kezelésének nehézkességét és hiába tesz meg mindent ellene, (első lépésben mondjuk egy jó kis iktatóprogramot kezd üzemeltetni, aztán minden beérkező iratot, dokumentumot digitalizál és archivál, a végén pedig egy dokumentumkezelő rendszert vezet be) ha a környezet, a partnerei és ügyfelei is továbbra is inkább papírosokon intézik az ügyeiket.

Ebben az esetben a belső dokumentumok kiküldésében, illetve a beérkező dokumentumok digitalizálásában továbbra is kell egy transzformáció, átalakítás a megfelelő dokumentumtípusra (elektronikus-papír és fordítva).

Ebben az esetben tényleg érvényes a mondás: egyedül nem megy. Minél többen használják az adott szervezeten kívül a papírmentesítés vívmányait, annál hatékonyabb lehet az adott szervezetnél működtetett papírmentes iroda is.

Keressünk tehát partnereket saját cégünkön, vállalkozásunkon szervezetünkön kívül is!

Az idő szép lassan telt-múlt a nyolcvanas évek közepe óta (a számítógépek szélesebb körben történő elterjedése és a papírmentes iroda gondolatának felbukkanása óta), és bátran állíthatjuk, hogy el is suhant szépen a koncepció felett - anélkül, hogy az igazában megvalósult volna vagy szélesebb körben elterjedt volna.

Ugyanakkor a "paperless office" elméletének "kitalálói" nagyon jól ráéreztek a gondolatban rejlő erőre - oly annyira, hogy mai napig is nagyon gyakran lehetett a "papírmentes iroda" hívószóval találkozni, itt is, ott is, meg amott is.

A közelmúltban azonban szép lassan új tartalommal töltödött fel a koncepció. Az elmúlt egy-két évben számos okra visszavezethetően miatt új lendületet kapott a papírmentesítés és ezek közül egy a környezetvédelem, a zöld gondolat szélesebb körben való elterjedése.

Sokan temették már - de azt gondolom, hogy a környezetvédelem egyre erősebb hatása miatt újra érdemes odafigyelni, hogy mit tud ehhez hozzátenni egy papírmentes iroda - elméletben és főleg persze gyakorlatban!

Egy szervezetnél (üzleti vagy nem üzleti szervezetnél egyaránt) mérettől és tevékenységtől függően jelentős számú „papír” (irat vagy dokumentum) keletkezik. (Most egyelőre maradjunk a viszonylag pongyola „papír” megjelölésnél és nem definiálom akadémikusan az irat vagy a dokumentum fogalmát – ezt majd megteszem a későbbiekben. Annak, aki nem bír addig várni, az látogassa meg a magyar dokumentumkezelés hivatalos lapjának számító DocuWorld Portált és tájékozódjon ott >>>).

Egy-egy ügynek, ügyletnek, amelyekhez ezek a keletkező „papírok” tartoznak, számos ügyintézője, felelőse lehet a dokumentum élete során. Az iratok, dokumentumok kezelése, a papírmentesítés, a papírmentes iroda jelentősége itt mutatkozik meg: a papírok utaztatása (átadása, átvétele, közlekedtetése) kockázattal jár és nem igazán hatékony, a visszakeresés (különösen régebbi, nem kézügyben lévő iratok esetén) nehézkes és időt rabló.
 

Fontos, hogy a hosszabb életciklusú dokumentumok esetén a szükséges papírok megléte, fellelhetősége mellett a „szaporulatok” mindig a megfelelő helyen landoljanak – azaz az összetartozó iratok egy helyen legyenek meg. 

A papírmentes iroda megvalósításánál gyakori, hogy első lépésként egy digitalizálással, szkenneléssel foglalkozó szervezeti egységet alakítana ki (archiválás). A dokumentumok képei így elérhetővé válnak egy dokumentumkezelő rendszeren (elektronikus dokumentumkezelő rendszeren) keresztül.
 

Ezek mellett számos más rendszer is működhet a szervezetnél, amelyen ilyen vagy olyan módon a papírmentesítést támogathatják. 

Az egyszerűség kedvéért ebben a posztban most számos, fontos kérdésre nem térek ki. Ilyen például a dokumentumok regisztrálása (iktatás, érkeztetés), jogosultsági rendszer, a dokumentumkezelő rendszer licenc-konstrukciója, kép-formátumok, képek mérete, stb. Ezeket vagy itt a „Papírmentes iroda” blogon vagy a testvérblogokon fogom majd bemutatni – addig is minden jót, kedves olvasó! 

Hát újra itt találkozunk a "Papírmentes iroda" blogon.

Csendesen nyögöm a tegnapi utószilveszter hatásait (azt a hajósi vöröset már biztosan nem kellett volna kinyitni) és hamarosan kezdődik a Columbo is, úgy hogy nem nyújtom túlzottan hosszúra.

Tisztelt olvasók! Örömmel tájékoztatom a papírmentes iroda gondolatának híveit, hogy a blog rövid "élete" alatt a gugli találati lista első oldalára került, már a harmadik napján.

Igyekszem, hogy még előrébb juthassak, hogy az érdeklődők, szakemberek, tanácsadók, potenciális ügyfelek minél többet, minél egyerűbben tudhassanak meg a papírmentesítés világából.

Szép napot!

Korábban valahol olvastam (sajnos a pontos forrásra már nem emlékszem, de ha valaki tudja, kérem, hogy juttassa el a részemre, hogy a jogszerűség elvárásainak is megfelelhessek), szóval olvastam, hogy a papírmentes iroda a dokumentumkezelés Grál-kelyhe: csodatévő hatást tulajdonítanak neki, sokan hisznek benne, sokan beszélnek róla, sokan keresik, de igazából még senki nem találta meg.

Saját tapasztalataim azonban vannak arra, hogy a korábbi időszakok fellángolásai és kudarcai után napjainkban is vannak jó irányba történő erőfeszítések, amelyek a papírmentes iroda irányába viszik a dolgokat. Dokumentumkezelési, iratkezelési szakmai múltamban létezik olyan vállalkozás, amely a papírmentesítés koncepcióját felvállalta és hiszem, hogy nagyon jól meg is valósította. Három informatika rendszerre, alkalmazásra építve igyekezett minimalizálni az ügyintézéshez szükséges "papírok" (iratok, dokumentumok) mennyiségét. Ezen rendszerek: egy core system ("könyvelő" rendszer vagy központi rendszer a napi tranzakciók követésére), egy terminál alkalmazás, amelyik partereinél van elhelyezve és ezen küldik fel az adatokat, illetve egy dokumentumkezelő rendszer (dms).

Sőt, a közelmúltban (néhány hónappal ezelőtt) olyan pályázati kiírással is találkoztam, amelyikben ismét felbukkant célkitűzésként a papírmentes iroda megvalósítása.

Ez a két dolog inspirált arra, hogy nekikezdjek ennek a blognak, támpontot, segítséget nyújtva azoknak, akik érdeklődnek ennek a gondolatnak a megvalósítása ránt.

Hosszú út előtt állunk, de igazán izgalmasnak ígérkezik - kérem, hogy tartsanak velem!